Quản trị website là gì? Hướng dẫn cách quản trị web

Website không chỉ là nền tảng Marketing Online chủ lực nhất mà còn giúp xây dựng hình tượng thương hiệu cho các doanh nghiệp.

Do đó quản trị website là rất quan trọng để website hoạt động tốt và hiệu quả. Vậy quản trị website là gì? Muốn tự học quản trị website thì nên bắt đầu từ đâu?

Là một nhân viên quản trị website, bạn không chỉ hiểu biết về lập trình Javascript, PHP, HTML,… mà còn phụ trách mảng nội dung hiển thị để lôi kéo nhiều người dùng đến trang của mình.

Một số công việc thường gặp của quản trị viên bao gồm:

Để hoàn thành hết những việc trên, quản trị website phải hợp tác tốt với team thiết kế, content, lập trình viên,… và lúc này họ sẽ đóng vai trò như người quản lý nắm tất cả những yếu tố tạo nên website đúng chuẩn.

Thậm chí đôi lúc nhân viên quản trị trang web còn phải làm việc với các phòng ban khác như sales, marketing, quảng cáo… để chắc chắn rằng những thông tin và hình ảnh trên website của bạn hoàn toàn chính xác, phù hợp với thương hiệu doanh nghiệp cũng như xu hướng thị trường.

> Bài viết liên quan: Tên miền là gì? Toàn bộ khái niệm về domain name

Website subdomain là gì? Add on domain là gì? Cách tạo subdomain và add on domain nhanh chóng

Tầm quan trọng của quản trị website

Website không chỉ là nguồn thu hút khách hàng tiềm năng mà còn đại diện cho bộ mặt công ty. Do đó, xây dựng và chăm sóc website khỏe mạnh là điều vô cùng quan trọng. Quản trị web còn giúp thúc đẩy lượng truy cập website và mở rộng thị trường mục tiêu.

• Website được xây dựng tốt sẽ thu hút người dùng đến website nhiều hơn.
  Thậm chí nếu nội dung hấp dẫn, phù hợp thì họ sẽ nhanh chóng chia sẻ lên các mạng xã hội. Từ đó mời thêm nhiều bạn bè, người thân đến website của bạn. Như vậy, bạn sẽ thu về lượng lead chất lượng có tiềm năng lớn chuyển đổi thành khách hàng thực sự.
• Với kinh doanh truyền thống, bạn cần mở cửa hàng, thuê mặt bằng và đội ngũ nhân viên bán hàng.
  Nhưng với thế giới mạng, bạn chỉ cần 1-2 quản trị viên xây dựng hình ảnh công ty, chăm sóc khách hàng trên website và quảng bá sản phẩm.
  Cùng với một thực tế rằng: ngày càng có nhiều người dùng mua hàng online (hay ít nhất là tham khảo thông tin mua hàng trên mạng) thì đây là cách tiết kiệm và hiệu quả nhất để tiếp cận khách hàng.
  Trên website, bạn cũng không bị giới hạn không gian, khoảng cách địa lý và số lượng người dùng. Vì vậy nên bạn thoải mái hơn nếu muốn mở rộng thị trường mục tiêu.

Quản trị website là làm gì? 6 Công việc quản trị website

#1. Quản trị cập nhật giao diện website

Các nhân viên quản trị website phải luôn đảm bảo giao diện website thân thiện với người dùng.

Không chỉ đóng góp thiết kế website, người quản lý web còn thường xuyên xem xét tình trạng và xử lý các lỗi hình ảnh, table, internal/external link, code web,… Những lỗi này không chỉ ảnh hưởng đến giao diện website mà còn cản trở trải nghiệm của người dùng.

Xem thêm: Tổng hợp 30 giao diện quản trị website đẹp nhất 2020!

#2. Lập kế hoạch nội dung định kỳ

“Content is King” là khái niệm chưa bao giờ lỗi thời.

Công cụ tìm kiếm Google luôn nhắc nhở về việc update content liên tục để tạo thông tin mới có giá trị. Do đó, là một quản trị viên, bạn cần nắm rõ content hiện tại của website, từ đó đưa ra kế hoạch tạo mới và tối ưu phù hợp.

Khi triển khai content, cần lưu ý nhất quán thể hiện sứ mệnh doanh nghiệp, triết lý kinh doanh. Đồng thời giới thiệu thương hiệu và sản phẩm đến người dùng.

#3. Xây dựng kế hoạch tối ưu website

Bên cạnh content, website cũng cần đáp ứng nhiều tiêu chí khác để có thể đạt thứ hạng tốt hơn trên các trang kết quả tìm kiếm.

Vì vậy nhân viên quản trị website nào cũng cần phải biết các kiến thức cơ bản về SEO. Để từ đó, có thể trao đổi làm việc với team SEO giúp lên kế hoạch tối ưu website.

>>> Xem thêm: Chức năng của Google Sandbox: Sự thật và cách hóa giải Google Sandbox

#4. Quản lý đường truyền hosting và sao lưu dữ liệu

Khi quản lý website, bạn cần đảm bảo đường truyền hosting hoạt động bình thường. Ngoài ra, nên cẩn thận sao lưu dữ liệu của website. Việc này giúp đề phòng trường hợp hosting gặp sự cố nghiêm trọng. Từ đó sẽ có phương án phục hồi về sau.

#5. Triển khai quảng cáo cho website

Muốn kéo traffic về website thì ngoài SEO bạn cũng có thể kết hợp SEO vs Google Adwords.

Tham khảo thêm: Quảng cáo SEO & Google Adwords: Bạn nên triển khai chiến dịch nào?

Ngoài ra, nếu ngân sách là vấn đề lớn thì bạn có thể chọn cách chia sẻ bài viết website lên các trang mạng xã hội hay trong chiến dịch Email Marketing. Kết hợp nhiều phương pháp Marketing Online sẽ đảm bảo thu về kết quả tốt hơn thay vì quá tập trung vào một mảng.

#6. Đánh giá hiệu quả quản trị website thường xuyên

Không chỉ riêng làm quản trị website mà bất kỳ công việc nào cũng cần có bước review để tự đánh giá hiệu suất làm việc. Những việc làm tốt cần phát huy và những việc chưa tốt cần khắc phục. Cũng như cần làm gì để có thể tối ưu website tốt hơn, thu hút người dùng.

Bạn đang tốn ngân sách quảng cáo, tối ưu SEO nhưng mãi chẳng thấy có đơn hàng? GTV hiểu được nỗi lo của bạn!

Gói Dịch vụ Marketing Online của GTV SEO sẽ cho bạn chiến lược tổng quan và hiện thực hóa mục tiêu đảm bảo doanh thu cho doanh nghiệp. Tìm hiểu ngay!

Kỹ năng cần có của người làm quản trị website

Một người làm quản trị web cần xử lý nhiều công việc khác nhau từ bảo trì đến tối ưu hóa website, cần nhiều kỹ năng để hoàn thành công việc. Sau đây là những kỹ năng thiết yếu mà tôi chọn lọc ra.

Biết sử dụng HTML

Quản trị web sẽ phải làm các công việc để phát triển website đó, nên việc học HTML cơ bản và tìm hiểu các plugin nếu bạn sử dụng WordPress. Việc sử dụng thêm các công cụ, nền tảng hoặc lối tắt sẽ giúp cuộc sống của bạn trở nên dễ dàng hơn, giúp công việc được hoàn thành và trở nên thú vị không cần lặp đi lặp lại.

Sử dụng các công cụ thiết kế đồ họa

Thiết kế web là công việc của một nhà quản trị web, mặc dù bạn không cần phải nắm bắt chuyên sâu về thiết kế đồ họa, nhưng việc nắm bắt những điều cơ bản sẽ thúc đẩy chất lượng công việc. Việc thiết kế, chỉnh sửa hình ảnh là kỹ năng không thể thiếu của nhà quản trị website.

Tối ưu hóa công cụ tìm kiếm (SEO)

Kỹ thuật SEO là những kiến thức giúp nhà quản trị website tìm cách xếp hạng cao trang web của mình và việc sản xuất nội dung như thế nào để không bị phạt rất quan trọng. Việc xếp hạng website này nhiều khi không đạt được như kỳ vọng, vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau.

Kỹ năng viết

Khả năng viết hỗ trợ nhà quản trị web khi tổ chức thiếu tài nguyên, nhân viên. Khả năng này hỗ trợ sao chép điểm mạnh của các chiến dịch truyền thông xã hội.

Chiến lược nội dung

Chiến lược nội dung rất quan trọng với việc quản trị web, bởi việc thu hút khách hàng hầu hết dựa vào khía cạnh tiếp thị, tư vấn, giải thích,…Tất cả các khía cạnh đó đều nằm trong chiến lược nội dung, đây được xem như là chìa khóa giúp doanh nghiệp chăm sóc khách hàng một cách chuyên nghiệp hơn.

Khách hàng sẽ đưa ra yêu cầu, tùy thuộc vào khả năng, bạn sẽ nghiên cứu và tìm ra những giải pháp cho những yêu cầu đó. Là một nhà quản trị web bạn phải đưa ra được chiến lược nội dung để khách hàng có thể tìm được những điều họ đang cần ở website của bạn.

Việc phát triển công nghệ thông tin của các quốc gia rất khác nhau, do đó việc quản trị web cũng có phần khác biệt. Tại Việt Nam công việc này khá nhiều, thậm chí bao gồm cả công việc của những người thiết kế web, làm SEO,…

Ngoài những kỹ năng chính tôi đã kể ở trên thì những kỹ năng như: quản trị trang web bằng công cụ Google Analytics và Search Console. Kỹ năng phân tích và tìm ra vấn đề; kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm; có khả năng sáng tạo ra ý tưởng, nội dung hấp dẫn; tỉ mỉ, có tinh thần kỷ luật, tự sắp xếp cao. Nếu bạn có được những kỹ năng này thì đây là một lợi thế rất lớn giúp bạn có thể đi lâu dài và thăng tiến nhanh trong ngành SEO.

Những công cụ miễn phí giúp người quản trị web làm việc tốt hơn

Google Analytics

Đây là công cụ trợ giúp hàng đầu của người quản trị website với tính năng vượt trội, công cụ giúp bạn đo lường doanh số bán hàng, số lần xem trang, số lượng truy cập, thời gian trung bình, tỷ lệ thoát,…

Bên cạnh đó, Google Analytics còn cung cấp các thông tin sâu hơn như phương tiện được sử dụng để truy cập vào website, vị trí địa lý của người truy cập, tốc độ truy cập Internet,…

Những báo cáo, dữ liệu này sẽ phần nào giúp trang web hoạt động tốt hơn, bạn biết được trang nào khách hàng thường xuyên tương tác nhất để có hướng phát triển phù hợp.

Ngoài ra bạn cũng sẽ nắm được thói quen của người truy cập web để theo dõi các giao dịch cho chiến dịch và từ khóa để điều chỉnh sao cho tăng doanh số bán hàng, xây dựng mức độ trung thành của khách hàng.

Google Search Console

Đây là công cụ cho chúng ta biết lý do vì sao người dùng tìm đến website bạn thông qua các các từ khóa được tìm kiếm nhiều nhất, các liên kết dẫn đến website bạn có nguồn gốc từ đâu.

Ngoài ra công cụ sẽ thông báo cho nhà quản trị website biết các thông tin về số trang đã được index, lỗi được tìm bởi Googlebot. Thông tin về lỗi như malware gây hại cho người truy cập, lỗi cản trở crawler index,…

Sử dụng Webmaster Tools sẽ giúp nhà quản trị biết cách cải thiện website thân thiện với SEO, khắc phục các lỗi liên quan tới tốc độ load trang,…

SEOmoz’s Page Strength Tool

Công cụ giúp bạn phân tích, đánh giá về khả năng SEO của website, giúp tối ưu hóa tìm kiếm hàng đầu. Công cụ này cũng cung cấp những thông tin giá trị về SEO thông qua bài viết trên website, blog,…

Bên cạnh đó, việc tích hợp Open site Explorer cũng giúp phân tích hồ sơ backlink, đo lường các chỉ số media như Like, G+, share,…

“Relative importance and visibility” và “potential strength and ability of a page to rank in the search engines”, đây là 2 thông tin mà công cụ này rút ra giúp nhà quản trị có cái nhìn căn bản về độ mạnh, yếu của trang web.

Checklist 13 công việc cho người mới học quản trị website

Dù bạn tự học quản trị website online hay đang “tầm sư học đạo” từ bất kỳ ai, ở bất kỳ đâu, hoặc thậm chí còn chưa biết quản trị website là làm gì – thì cũng hãy “dắt túi” checklist hữu ích này để không bỏ lỡ bước nào trong quá trình quản trị website!

Hàng ngày

1. Backup website: Bước dự phòng này giúp bạn nhanh chóng khôi phục trạng thái website trong trường hợp web hay hosting gặp sự cố. Tốt nhất là bạn nên lưu trữ offline file WordPress lẫn dữ liệu mỗi ngày.

2. Quản lý uptime: Downtime là cơn ác mộng đối với sales cũng như conversion. Bạn có thể đăng ký các công cụ checking trực tuyến miễn phí để nhận thông báo khi website bị downtime. Nếu tình trạng downtime thường xuyên diễn ra, bạn nên cân nhắc nâng cấp hosting hoặc chọn công ty hosting khác.

3. Báo cáo bảo mật: Các rủi ro bảo mật và phần mềm độc hại xuất hiện ngày càng nhiều. Vì vậy, đòi hỏi bạn cần phải cảnh giác để tránh nguy cơ lây nhiễm các mã độc này.

Hàng tuần

4. Kiểm tra WordPress, theme, cập nhật plugin: Hãy cập nhật những thay đổi mới nhất từ nền tảng để bảo vệ website khỏi nguy cơ rò rỉ bảo mật.

5. Kiểm tra website trên nhiều trình duyệt: Kiểm tra website không bị lỗi layout hay format trên các trình duyệt khác nhau nhằm tối ưu trải nghiệm người dùng. Đừng quên xem thử phiên bản mobile để đảm bảo tính responsive.

Hàng tháng hay hàng quý

6. Phân tích website: Tham khảo công cụ như Google Analytics để phân tích các yếu tố SEO như :nguồn traffic đến từ đâu? Thời gian người dùng ở lại website? Page nào được xem nhiều nhất? Từ đó đánh giá sự tăng trưởng của website, tối ưu thêm những trang mang về traffic cao nhất. Và cũng như thay đổi những trang kém chất lượng.

7. Kiểm tra loading time: Nên kiểm tra tốc độ tải trang hàng tháng. Đặc biệt là khi bạn thêm nhiều file media hay plugin thì website sẽ càng nặng và tải lâu hơn.

8. Kiểm tra form: Mỗi tháng bạn nên lướt qua website một lần và điền thử các form để đảm bảo không bị lỗi khi người dùng tương tác.

9. Loại bỏ theme hoặc plugin không xài: Ba tháng một lần, bạn lọc ra lượng theme hay plugin không còn cần thiết cho website. Sau đó xử lý bằng cách deactivate rồi delete hoàn toàn.

10. Kiểm tra lại backup: Như đã đề cập, bước backup là việc phải làm hàng ngày. Tuy nhiên bạn cũng nên định kỳ xem xét vị trí file lưu trữ dữ liệu quan trọng này. Đồng thời dự đoán mức độ hiệu quả của kế hoạch dự phòng trước khi sự cố xảy ra.

11. Tối ưu cơ sở dữ liệu: Những nền tảng WordPress đang ngày càng nặng hơn. Nguyên nhân là do các chức năng nháp, comment spam, review lại bài post … Vì thế, thường xuyên tối ưu dữ liệu sẽ giúp website hoạt động hiệu quả hơn.

Hàng năm

12. Cập nhật copyright: Thông tin này trên menu footer nên cập nhật theo năm hiện tại. Nếu không, khách hàng sẽ không tin tưởng mà mạnh dạn liên hệ với bạn.

13. Review, đánh giá plugin và theme: xem xét tất cả plugin và đánh giá hiệu suất của chúng. Đồng thời đảm bảo theme đang dùng đáp ứng tiêu chuẩn WordPress và cập nhật code nếu cần.

Bộ tài liệu tự học quản trị website cho người mới bắt đầu

• Tài liệu xây dựng nội dung website
• Tài liệu hướng dẫn các vấn đề bảo mật cho website
• Bộ tài liệu hướng dẫn đánh giá đo lường website với Google Analytics
• Và nhiều tài liệu khác nữa…

Nhân viên quản trị đóng vai trò không thua kém một nhân viên bán hàng hay tiếp thị sản phẩm. Hiểu rõ yêu cầu công việc sẽ giúp bạn quản lý website một cách hiệu quả và dễ dàng hơn.